Sponzoři a tombola na maturitní ples: jak na to krok za krokem

Sponzoři a tombola spolu souvisí víc, než by se na první pohled zdálo: dary, které vyberete na podzim, se v lednu nebo únoru promění v losy, na které se hosté celý večer těší. Jenže mezi „napsat pár firmám“ a „mít na plese fungující tombolu s hlavní cenou“ je pořádný kus práce, který se dá snadno podcenit nebo naopak zbytečně komplikovat. Tenhle článek vás provede celým procesem: koho oslovit, jak napsat žádost, kdy to všechno stihnout, jak dary evidovat a jak tombolu na plese odbavit, aby fungovala hladce a nikoho nezklamala.

Proč řešit sponzoring a tombolu společně

Sponzorský dar a cena do tomboly jsou ve výsledku to samé: firma vám dá produkt, poukázku nebo peníze, vy za to nabídnete propagaci. Rozdíl je jen v tom, co s darem uděláte dál. Peněžní dary většinou putují do rozpočtu plesu, věcné dary a poukázky skončí v tombole. Proto se vyplatí sbírat obojí naráz, jedním e-mailem, a teprve podle typu daru rozhodnout, kam ho zařadíte. Ušetříte si tím dvojí obcházení stejných firem. Pokud vás zajímá, jak s vybranými penězi naložit v celém rozpočtu plesu, tomu se podrobně věnuje článek jak získat peníze na maturitní ples, tady zůstaneme jen u sponzorů a tomboly.

Koho oslovit: typy firem, které dary dávají

Nejlepší návratnost mívá oslovování v tomto pořadí:

• Firmy, kde pracují rodiče nebo příbuzní maturantů. Nejvyšší šance na úspěch, protože osobní vazba nahradí neosobní žádost. Stačí se na třídní schůzce zeptat, kdo má kontakt kam.
• Lokální podniky v okolí školy a bydliště třídy. Restaurace, kadeřnictví, fitness centra, autoškoly, kavárny. Menší firmy dávají spíš věcný dar nebo poukázku, ale reagují rychle a osobní návštěva funguje líp než e-mail.
• Řetězce a franšízy s pobočkou ve městě. Drogerie, kina, zábavní parky, cestovní kanceláře. Mají často připravený proces pro sponzoring akcí, ale i delší schvalování, počítejte s tím v harmonogramu.
• Firmy s rozpočtem na společenskou odpovědnost (CSR) nebo marketing. Větší společnosti (třeba potravinářské nebo energetické firmy) občas dávají vyšší peněžité dary, výměnou chtějí viditelnou prezentaci: logo na plakátu, zmínku moderátora, reklamní plochu v sále.

Nebojte se kombinovat menší lokální dary s jednou nebo dvěma většími žádostmi u firem s marketingovým rozpočtem. Desítka drobných darů dá tombole obsah, jedna velká cena jí dá hlavní tah.

Jak napsat sponzorovi: vzorový e-mail

Žádost by měla být krátká, konkrétní a měla by hned nabídnout protihodnotu. Tohle je vzor, který si upravíte podle situace:

Dobrý den,

jsme třída [název] ze [škola] a v [měsíc, rok] pořádáme maturitní ples pro asi [počet] hostů. Rádi bychom vás oslovili s prosbou o sponzorský dar do naší tomboly formou produktu, poukázky nebo finančního příspěvku.

Na oplátku vaši firmu uvedeme na plakátech a vstupenkách, na projekci v sále a poděkujeme vám během programu. V případě zájmu vám rádi pošleme fotky z akce.

Budeme moc rádi za jakoukoli formu podpory. Předem děkujeme za váš čas.

S pozdravem, [jméno], [třída], [telefon/e-mail]

Co na oplátku nabídnout, záleží na velikosti daru: u drobných darů stačí logo na plakátu nebo poděkování ze scény, u větších peněžitých darů se hodí přidat reklamní plochu v sále nebo zmínku na sociálních sítích třídy. Servisní přehled toho, jak sponzoring řešit i s pomocí MyProm, najdete na stránce sponzoři na maturitní ples.

Kdy sponzory oslovit: časování od září do listopadu

Firmy plánují marketingové rozpočty na podzim, takže kdo napíše první, má náskok. Osvědčený harmonogram:

1. Září: rozešlete první vlnu žádostí, ideálně osobně nebo telefonicky u lokálních podniků, e-mailem u větších firem.

2. Říjen: urgujte firmy, které neodpověděly, a domluvte konkrétní podobu daru (produkt, poukázka, částka).

3. Listopad: uzavřete sběr darů a začněte je evidovat a připravovat na tombolu, souběžně s tiskem vstupenek a pozvánek.

Celý tenhle úsek zapadá do širší přípravy plesu, kterou popisuje harmonogram příprav maturitního plesu. Pokud se do sponzoringu pustíte až v prosinci nebo lednu, nezoufejte, jen počítejte s nižší úspěšností a mířte spíš na lokální podniky, které rozhodují rychleji.

Jak evidovat dary a proměnit je v tombolu

Jakmile začnou dary chodit, založte si jednoduchou tabulku: název firmy, kontaktní osoba, typ daru, odhadovaná hodnota, kdo dar vyzvedl a kdy. Ušetří vám to chaos těsně před plesem a hlavně vám umožní správně poděkovat každému sponzorovi zvlášť. Z evidence pak vyberete jednu až tři nejvýraznější ceny jako hlavní výhry a zbytek rozdělíte do menších skupin podle hodnoty. Konkrétní tipy, jaké dary fungují nejlíp a jak namíchat vážné ceny s vtipnými, najdete v článku nejlepší ceny do tomboly na maturitní ples, tady se držíme procesu, ne obsahu tomboly.

Co má obsahovat lístek do tomboly

Hotové bločky s předtištěnými čísly koupíte v papírnictví, nebo si lístky navrhnete a vytisknete sami. V obou případech by měl lístek mít:

• Pořadové číslo, ideálně dvojici stejných čísel: jedno pro kupujícího, druhé do losovacího bubnu nebo krabice.
• Název akce a datum, ať je jasné, ke kterému plesu lístek patří.
• Cenu lístku, pokud ji prodáváte jednotlivě, nebo poznámku, že je součástí vstupenky.
• Místo pro razítko nebo podpis, které zabrání padělání.

Lístky vytiskněte s dostatečnou rezervou (vždy o něco víc, než plánujete prodat) a čísla si předem zapište do evidence, ať víte, kolik jich reálně bylo v oběhu. Tisk zajistí i MyProm v rámci tiskovin na maturitní ples, podobně jako u vstupenek.

Tombola a zákon: co byste měli vědět

Tombola je podle zákona č. 186/2016 Sb., o hazardních hrách, oficiálně hazardní hra, což zní děsivěji, než ve skutečnosti je. Pro drtivou většinu maturitních plesů žádné papírování nehrozí: tombola, jejíž herní jistina (součet ceny všech prodaných lístků) nepřesáhne stanovený limit, se nemusí obecnímu úřadu ohlašovat. Podle aktuálního znění zákona jde o hranici 200 000 Kč (§ 61 odst. 4); tato částka se v minulosti měnila, takže si podmínky před plesem pro jistotu ověřte na svém obecním úřadě. Nad limit už tombola podléhá ohlášení a losování za účasti notáře. Školní tombola s běžným počtem lístků a rozumnými cenami do ní v naprosté většině případů spadá pohodlně.

Jak odbavit tombolu na plese

• Prodej lístků. Určete dvojici lidí, kteří budou lístky prodávat po celý večer, s viditelnou kasičkou a jasnou cenou za kus.
• Losování. Naplánujte ho do minutového programu, nejčastěji po půlnočním překvapení, kdy má sál plnou pozornost. S časováním pomůže program maturitního plesu.
• Kdo losuje. Moderátor spolu s jedním nebo dvěma studenty dodá losování na scéně energii a zábavu.
• Pořadí cen. Nejdřív menší a vtipné ceny, hlavní výhru nechte na konec, ať si diváci udrží pozornost do poslední chvíle.
• Předání a evidence. Výherce si vyzvedne cenu ihned nebo po skončení programu u předem určeného stánku, kam si zapíšete, co bylo vydáno.

Nejčastější chyby

• Oslovování sponzorů až v prosinci, kdy mají firmy rozpočty rozdělené.
• Chybějící evidence darů, kvůli které se ztratí přehled, kdo co dal a komu poděkovat.
• Příliš málo vytištěných lístků, takže tombola dojde dřív, než stihne obejít celý sál.
• Losování zařazené na konec večera, kdy je sál poloprázdný.

Ať se povede

Sponzoring a tombola nejsou jen o penězích a cenách, jsou o tom, že se celá třída na chvíli promění v malý organizační tým. Když si oslovování rozložíte do podzimu a lístky i losování promyslíte předem, dá vám to jistotu, že tombola bude jedním z momentů večera, na které se bude vzpomínat. A pokud chcete mít jistotu i u zbytku plesu, pomůžeme vám s organizací od A do Z.