Zvolili vás do plesového výboru a najednou máte na stole sál, kapelu, vstupenky, šerpy, tombolu a půlnoční překvapení. Dobrá zpráva: maturitní ples není projekt, který se musí vymyslet za víkend. Když si přípravy rozložíte do školního roku, zvládnete je vedle učení i brigád. V tomhle článku najdete harmonogram měsíc po měsíci: co řešit už ve třeťáku, co na podzim maturitního ročníku a co nechat na poslední týdny.
Kdy začít plánovat maturitní ples
Krátká odpověď: rok až rok a půl před plesem. Ta dlouhá: jediná věc, která opravdu hoří tak brzy, je sál a termín. Osvědčené sály se na plesovou sezónu (leden až březen) zamlouvají i dva roky dopředu, zbytek příprav se odvíjí až od nich. Pokud tedy čtete tento článek ve třetím ročníku, jste přesně tam, kde máte být. Pokud až v září maturitního ročníku, nepanikařte, jen budete muset u sálu vzít za vděk volnějšími termíny.
Třetí ročník, jaro: základy, které rozhodnou o všem
- Sestavte plesový výbor. Ideálně 4 až 8 lidí a jasné role: kdo hlídá peníze, kdo komunikuje se sálem a dodavateli, kdo řeší program a kdo propagaci. Jeden hlavní koordinátor, na kterém se domluvíte, ušetří měsíce dohadování.
- Zamluvte sál a termín. Největší a nejdůležitější rozhodnutí. Porovnejte kapacitu, cenu, co je v ceně (šatna, ochranka, technika) a termínové možnosti. Pátky a soboty v lednu a únoru mizí první.
- Postavte první rozpočet. Stačí hrubý odhad příjmů (vstupenky, tombola, sponzoři, příspěvek třídy) a výdajů. Průběžně ho zpřesňujte; jak na financování, jsme popsali v článku jak získat peníze na maturitní ples.
- Založte třídní fond. Transparentní účet nebo aspoň sdílená tabulka, ať je od začátku jasné, kolik peněz máte a kam tečou.
Září: rozjezd maturitního ročníku
Začátek školního roku je zároveň start ostrých příprav. Věnujte mu jednu pořádnou schůzku výboru.
- Potvrďte si sál a zálohy. Zkontrolujte smlouvu, termíny záloh a co přesně máte v ceně.
- Poptejte kapelu nebo DJ. Dobří hudebníci mají plesovou sezónu plnou už na podzim. S rozhodováním pomůže článek kapela, nebo DJ.
- Oslovte moderátora. Profík, učitel s vtipem, nebo student? Každá varianta má svá pro a proti, sepsali jsme je v článku jak vybrat moderátora na ples.
- Rozešlete první žádosti sponzorům. Firmy plánují rozpočty na podzim; kdo píše v září, má náskok. Hodí se přehled sponzoři a peníze na ples.
- Naplánujte stužkovák. Pokud ho vaše třída dělá, spadá právě do podzimu. Inspiraci najdete v článcích o stužkovacím večírku a výběru stužek.
Říjen: dodavatelé a téma večera
- Uzavřete smlouvy s kapelou, DJ a moderátorem. Ústní domluva nestačí; potvrďte termín, cenu, délku hraní a technické požadavky.
- Vyberte téma plesu. Jednotné téma večera usnadní výzdobu, plakáty i dresscode.
- Zajistěte fotografa a kameramana. Právě kvůli nim budete za deset let rádi, že ples byl. Co všechno pohlídat, radí článek fotky z plesu.
- Objednejte šerpy a stužky. S vlastním potiskem počítejte s výrobní lhůtou; návod na výběr máme v článku jak vybrat šerpy.
Listopad: vstupenky, pozvánky a tombola
- Navrhněte a vytiskněte vstupenky a pozvánky. Co na nich nesmí chybět, najdete v návodech na vstupenky a pozvánky.
- Spusťte prodej vstupenek. Nejdřív rodinám a známým, pak veřejnosti. Evidujte prodeje průběžně, ať víte, jak jste na tom s rozpočtem.
- Sbírejte ceny do tomboly. Urgujte sponzory, obejděte místní podniky. Inspirace: nejlepší ceny do tomboly.
- Domluvte výzdobu a techniku. Ujasněte si, co vyrobíte svépomocí a co objednáte: výzdoba sálu, ozvučení, osvětlení, fotokoutek nebo speciální efekty.
Prosinec: program večera do detailu
- Sestavte minutový program. Nástup, šerpování, půlnoční překvapení, tombola, volná zábava. Kostru najdete v tipech na program plesu.
- Začněte nacvičovat. Nástup na správnou písničku, případné předtančení a hlavně půlnoční překvapení. Počítejte s několika zkouškami, po Novém roce už na ně nebude klid.
- Připravte proslovy. Kdo mluví za třídu, kdo děkuje učitelům? S textem pomůže průvodce proslovem.
- Zarezervujte afterparty. Klub v okolí sálu má v plesové sezóně také plno; jak vybrat, radí článek o maturitní afterparty.
Měsíc před plesem: kontrola a detaily
- Obvolejte všechny dodavatele a potvrďte časy příjezdu, stavby a zvukových zkoušek.
- Dokončete tombolu: sepište ceny, vytiskněte lístky, určete, kdo je bude prodávat.
- Rozdělte role na večer: kdo vítá hosty, kdo hlídá pokladnu, kdo je spojka pro sál a techniku.
- Doprodejte vstupenky a uzavřete seznam hostů.
- Zkontrolujte, že dorazily šerpy, stužky a výzdoba, a že máte kompletní rekvizity na překvapení.
Týden před plesem a den D
- Generálka. Projděte celý program v reálném čase, včetně nástupu a předání šerp.
- Balicí den. Výzdoba, tombola, pokladna s drobnými, lepenka, nůžky, prodlužovačky, náhradní punčochy. Všechno do krabic podle místa použití.
- V den plesu přijeďte do sálu s předstihem, výzdobu stavějte podle předem daného plánu a nechte si rezervu na zvukovou zkoušku. Večer už jen kontrolujte program a hlavně si ho užijte.
- Po plese vyúčtujte tržby, vraťte zapůjčené vybavení, poděkujte sponzorům a sdílejte fotky. Uzavřená kapitola, na kterou se nezapomíná.
Nechce se vám to řešit svépomocí?
Harmonogram nahoře zvládne šikovný výbor vlastními silami. Ale pokud chcete mít jistotu, že technika, výzdoba i program klapnou bez stresu, pomůžeme vám s plesem od A do Z: od sálu přes světla a zvuk až po fotokoutek a moderátora. Vy si pak z vlastního maturáku odnesete to hlavní: vzpomínky, ne vrásky.
